10 recomendaciones para reuniones virtuales

Las circunstancias de la vida siempre mandan. Esta máxima es aún más palpable en estos momentos tan difíciles que todos estamos viviendo. Por nuestra propia salud y la de la que nos rodean, una gran mayoría de nosotros debe trabajar en remoto (o a distancia o virtualmente, elige la denominación que más te guste).  Para algunos puede que esta no sea una situación novedosa y ya estén familiarizados con esta modalidad de trabajo. Para otros, se tratará de un terreno totalmente a descubrir en el que se adentran por primera vez.

Una parte fundamental del trabajo en remoto es el mantenimiento de reuniones virtuales que sean realmente efectivas. Las reuniones de trabajo, a pesar de que muchos tengan una visión poco positiva de las mismas, son la herramienta básica para la coordinación y sincronización de los esfuerzos individuales en el logro de los objetivos de las organizaciones. Sin ellas ninguna organización podría funcionar de forma adecuada. 

Desde SEF queremos aportar nuestro granito de arena para ayudaros a todos a navegar con éxito estas situaciones. Este blog tiene el propósito de divulgar lo que entendemos son diez recomendaciones fundamentales para el mantenimiento de reuniones virtuales efectivas. Su aplicación con éxito lograra que tus reuniones virtuales sean más productivas generando resultados concretos, tengan niveles de participación y compromiso adecuados y contribuyan a crear un ambiente de solidaridad y colaboración tan necesario en estos momentos tan complicados.

Para presentarlas vamos a apoyarnos en el marco conceptual que utilizamos en nuestros cursos de formación, los cuales recomendamos que realices si estas interesado en profundizar en la mejora de tus capacidades de liderazgo de reuniones. 

Todas las reuniones, independientemente de su tipología y características específicas, tienen una estructura básica común de actividades.  Utilizando este esquema de actividades, estas son nuestras 10 recomendaciones más importantes para tener en cuenta en tus reuniones virtuales:

      
PREPARAR. Como decía Benjamin Franklin “si fallas en preparar, estás preparándote para fallar”. Mucho de los problemas con las reuniones se podrían mejorar si se dedicase esfuerzo a su preparación. Estas recomendaciones te ayudarán a elevar la calidad de tu preparación de reuniones.

1. Asegurar la viabilidad tecnológica. La tecnología debería facilitar el éxito de tu reunión y no ser una barrera para su consecución. Selecciona una herramienta/aplicación de reuniones adecuada y asegúrate de que de forma previa todos tus asistentes tengan:

• Una buena conexión a internet que sea verificada en los 5-10 minutos previos a la reunión
• Utilicen siempre que sea posible el video y el audio simultáneamente.
• Si la herramienta seleccionada falla por completo, acuerda un protocolo de contacto alternativo: por ejemplo, teléfono o correo electrónico
• Un lugar tranquilo desde el que conectarse
• Auriculares
• Webcam
• Luz adecuada
• La capacidad de desconectar sus notificaciones, en teléfono y/o mail/chat.
• El suficiente espacio en pantalla para seguir la videollamada y utilizar cualquier herramienta online que se esté utilizando

2. Crear convocatorias adecuadas. Planificar la reunión para asegurar el éxito de la reunión es una responsabilidad compartida con tus asistentes. Por ello debes ayudarles a entender de forma previa que esperas de ellos y cómo pueden contribuir. Tu convocatoria debe ser lo más completa posible para garantizar que maximice compromiso y participación. Para ello asegura que:

• Comunica claramente el propósito y los resultados esperados de la reunión.
• Logra que todos los participantes sepan exactamente por qué están allí y de qué forma pueden contribuir.
• Convoca solo a los asistentes realmente necesarios para el logro del propósito y los resultados esperados (las reuniones más pequeñas y cortas suelen ser más efectivas).
• Contiene una agenda que maximiza la participación.
• Establece una duración máxima de una hora sin descanso. Para reuniones más largas establece bloques de dos horas con descansos de 10 min. y pausas intermedias de mínimo media hora.
• Incluye la lista de las normas de la reunión que se van a utilizar durante la misma. Ej.: estar enfocados al 100%; estar presentes; participar (“silencio = acuerdo” o “puedes estar callado, pero no infeliz”); respetar el orador, etc.
• Incluye el link al archivo compartido que se vaya a utilizar como “blog” o para la toma de notas de la reunión, de manera que todos puedan tener acceso y visibilidad del mismo previamente al inicio.
• Incluye todo el material para que pueda ser revisado de forma previa y que sea relevante para el logro del propósito y resultados de la reunión.
• Es enviada con tiempo suficiente para que todos los asistentes puedan prepararse adecuadamente para tu reunión.

 
INICIAR
Debemos ser conscientes de que ocurren tres cosas cuando iniciamos nuestra reunión. La primera es que fijamos el tono de esta. La segunda es que los participantes crean sus expectativas sobre la misma. Y la tercera es que los participantes definen sus niveles de motivación y colaboración. Los minutos iniciales de una reunión son claves para su éxito. Estas recomendaciones contribuyen al logro de inicios de reunión efectivos:

3. Favorecer la conexión humana. Una vez confirmada la vialidad técnica considera utilizar los minutos previos al inicio oficial de la reunión para crear conexiones con y entre los asistentes.

• Conecta 5-10 minutos antes para favorecer la vialidad técnica y solución de potenciales problemas de conexión de tus participantes.
• Invita a conectar antes de la hora oficial de inicio para fomentar el intercambio social y la consolidación de relaciones humanas, más allá del ámbito estrictamente profesional.
• Se puntual para iniciar. Puedes dar avisos 5 y 2 minutos antes del comienzo oficial a través de chat.

 
4. Iniciar con presencia, claridad y revisión.

• Considera la conveniencia de empezar con un sorbete de mindfulness (actividad para que los asistentes puedan transicionar de la actividad previa y se hallen realmente presentes en la reunión. Ej.: 30 segundos de meditación, observación de la respiración, silencio intencional, …)
• Realiza una apertura de reunión que contenga un C3, es decir que logre:

      - Comunicar - entorno, propósito y resultados esperados
      - Compartir - beneficios y responsabilidades
      - Conectar – objetivos y/o asuntos clave para los participantes

• Repasa las normas establecidas para la reunión (previamente incluidas en la convocatoria) y pregunta sobre la necesidad de modificarlas y/o ampliarlas.
• Somete a votación la aceptación de las Normas usando el chat.
• Revisa la definición de consenso que va a utilizarse en la reunión y solicita su aprobación.
• Asegúrate que el Blog para la recopilación de asuntos y acuerdos está compartido para que todos puedan verlo.
• Revisa la agenda y valorar si debe ser modificada de acuerdo con los inputs recibido de tus asistentes.

GESTIONAR
En esta actividad se produce el mayor nivel de interacción entre los participantes. Es aquí donde se desarrolla la mayor parte del trabajo en equipo y donde se cimenta la obtención de los resultados deseados de la reunión. Ten presentes estas recomendaciones en la gestión de tus reuniones virtuales.

5. Marcar el rumbo en cada asunto de la agenda. Inicia cada elemento de la agenda que se vaya a abordar marcando el rumbo. Se trata de enmarcar adecuadamente el asunto en el contexto general de la reunión. Para ello:

• Asegúrate de explicar cuál el camino recorrido por el grupo hasta ese momento.
• Describe qué es lo que se va a hacer durante el asunto.
• Explica porque se va a hacer y cómo encaja en el logro del propósito y los resultados esperados de la reunión.

 
6. Utilizar actividades adecuadas para el entorno virtual. Asegúrate que cualquier actividad a realizar por el grupo es adecuada para un entorno virtual. Considera las siguientes preguntas y recomendaciones:

• ¿Cuál es el propósito de la actividad?
• ¿Puede realizarse remotamente y lograr ese propósito?
• Si no es así, ¿se puede rediseñar la actividad para que funcione?
• Proporciona instrucciones claras para su realización:

      - Estableciendo el propósito a lograr y enseñando ejemplos del resultado a obtener si se tienen
      - Describiendo los pasos del proceso a seguir en su ejecución
      - Iniciando la actividad con pregunta que ayude a visualizar el resultado deseado

7. Maximizar la interacción y la participación. Mantener unos niveles de atención y participación adecuados durante la reunión virtual es si cabe más difícil que en las reuniones cara a cara. Estas recomendaciones te ayudarán a lograr esos niveles, al mismo tiempo que tus participantes se sentirán involucrados y comprometidos con el éxito de la reunión.

• Utiliza documentos compartidos para recopilar información, encuestas para pedir opiniones, y/o el chat para hacer votaciones.
• Realiza muchas rondas de todos participan - “Me gustaría que escucháramos a todos…”
• Empieza con una persona diferente cada vez. Para ella comparte la lista de asistentes y utilízala para crear un orden preestablecido de participación para estas rondas

 
CERRAR
 El cierre adecuado de la reunión permite la materialización del valor aportado por ti y tus asistentes. Asegúrate de dejar tiempo para su realización adecuada. Un buen cierre debe contemplar estas tareas:

8. Revisar y cerrar en grupo el Blog de notas. Fundamental para aumentar el compromiso y la claridad con los resultados. Considera estas recomendaciones para tus cierres:

• Para los temas identificados y no cerrados mediante acuerdos durante la reunión, busca responder rápidamente a las siguientes preguntas.

      - ¿Han sido tratados? 
      - ¿Necesitan ser tratados? 
      - ¿Necesitan ser tratados ahora?
         Si la respuesta a esta última pregunta es Sí, dedicaremos dos minutos para convertir los temas
         en acuerdos. Si la respuesta es No, los temas se asignarán a alguien como acciones.

• Para los acuerdos tomados y anotados en el blog de notas, los clasificaremos como decisiones (revisando sus descripciones) o acciones comprometidas (estableciendo el quién, el qué y el cuándo).

 
9. Realizar evaluaciones exprés. Esta práctica ayudara a crear una cultura de mejora continua, además de aumentar la efectividad de las reuniones.  La clave es hacerlo sencillo y rápido, simplemente captando las respuestas, sin discutir ni juzgar. Se trata de guardar unos minutos al final de la reunión para dos rondas de todos participan (es decir, ir uno por uno por todos los participantes).

• En la primera ronda pides a los participantes expresar en sólo 2 o 3 palabras qué les gustó de la reunión
• En la segunda les pides expresar en sólo 2 o 3 palabras qué se puede mejorar, o hacer de forma diferente.

 
DINÁMICAS. Las reuniones virtuales demandan más energía y atención por parte de los asistentes que las reuniones cara a cara. Mantener buenos niveles de energía en nuestras reuniones virtuales es una tarea critica, ya que un grupo bajo en energía no va a participar.

10. Mantener niveles de energía adecuados. La energía de tus participantes bajará en función de la hora del día, el tipo de actividad y la duración de la reunión.  Por ello considera esta información para gestionar adecuadamente estos factores:

• Las horas del día que son naturalmente de baja energía son: media mañana, después de comer y a última hora por la tarde.
• Las actividades que pueden bajar la energía de la reunión son actividades pasivas tales como solo escuchar, ver videos, atender a presentaciones.
• El tiempo máximo que una persona puede mantener la atención enfocada de forma pasiva en una reunión es de 20 minutos.
• Considera la inclusión de actividades de recarga, que incluyan movimiento y voz.
• Realiza preguntas directas a los asistentes.
• Solicita aplausos para celebrar logros individuales o de equipo.

Esperamos que todas estas recomendaciones os puedan ayudar a tener mejores reuniones virtuales y que  las podáis incorporar como mejores practicas. Mi recomendación es seleccionar inicialmente dos o tres, e ir avanzando poco a poco con las demás a medida que veais el valor que os van creando. Si queréis profundizar en los aspectos prácticos de su implantación visitar nuestra Escuela de Liderazgo de Reuniones y realizar alguno de los cursos que allí os ofrecemos.

Muchas salud y muchas buenas reuniones!!!
Hasta pronto.
david román