¿Tienes un punto ciego?

Antes de leer el artículo de Dr. Steven Rogelberg* “Por qué apestan tus reuniones y qué hacer al respecto” en Harvard Business Review (edición enero-febrero 2019), yo pensaba que mis reuniones eran excelentes – eficientes y con mucha involucración y compromiso.  Al fin y al cabo, llevaba décadas liderando reuniones – desde reuniones “uno-a-uno” con reportes directos a sesiones de planificación estratégica de varios días con ejecutivos de todos los países de Latinoamérica.
 
Lo que encontré fue evidencia científica que quizás yo no era siempre tan excelente en liderar reuniones como pensaba, y una invitación a cambiar mi actitud de “yo no soy el problema” a una actitud verdadera de “mejora continua”.   
 
Fue un momento de humildad y aprendizaje, y quiero extender la invitación a tod@s para reconocer que podemos tener un punto ciego y cambiar nuestras actitudes para así poder realmente mejorar nuestras reuniones.
 
La actitud dañina de “yo no soy el problema”
En el artículo, Rogelberg habla de David, un ejecutivo en un gran banco.  Como gerente, recibe feedback de que sus reuniones son malísimas.  Y se sorprende por completo.  Pensaba que estaba haciendo un buen trabajo con sus reuniones – mejor que otros como mínimo.  ¿Te suena familiar?
 
Resulta que las investigaciones científicas demuestran que los líderes casi siempre califican sus propias reuniones de manera muy favorable, y mucho más positiva que los asistentes.  Unos ejemplos: 

• Un estudio encontró que el 79% de gerentes creen que las reuniones lideradas por ellos mismos son extremadamente o muy productivas, mientras sólo el 56% dijo lo mismo acerca de las reuniones lideradas por otros.  Clara evidencia de la actitud de “yo no soy el problema”.
• Otro estudio encontró que los asistentes más activos son los que consideran que las reuniones son las más efectivas y satisfactorias. ¿Y quién suele hablar más? El líder de la reunión.

 
Honestamente, luché un poco con la idea de que yo podría ser el problema – que yo también tenía mi rol en las pésimas estadísticas sobre las reuniones en el trabajo.  Pero, la ciencia me estaba diciendo que así piensan casi todos.   Quizás sí padecía por lo menos un poco de la actitud de “yo no soy el problema”.
 
La evidencia demuestra que cuando los líderes desconocen o no están dispuestos de cambiar esta actitud de que “yo no soy el problema” y siguen con reuniones inefectivas, hay costos reales asociados.  Por ejemplo:

• Los líderes son menos propensos a solicitar comentarios y buscar oportunidades para mejorar.
• Persisten las frustraciones que los asistentes suelen citar en las encuestas.
• Deja a los asistentes descontentos y desconectados, con poco compromiso – y la falta de compromiso disminuye rendimiento e innovación, entre otras cosas.
• Una mala reunión puede prolongarse durante horas en la forma de quejas posteriores entre los asistentes
  
  

Todo esto me parece un terrible circulo vicioso, así que dije, “De acuerdo, acepto que yo puedo ser parte del problema.  ¿Qué puedo hacer para mejorar?”
 
La mejora continua está en nuestras manos – y sólo las nuestras
Volvemos a David.  Lo primero es observar que el hecho de que recibió feedback sobre sus reuniones fue un pequeño milagro.  Rogelberg comenta una anécdota de una gran conferencia de ejecutivos, mayormente de empresas Fortune 500.  Cuando les preguntó quiénes incluían preguntas sobre la efectividad de reuniones en las encuestas de compromiso y/o las encuestas de feedback de 360 grados, ni una sola mano subió. 
 
A pesar de la importancia de las reuniones, un estudio encontró que el 75% de los profesionales no reciben ningún tipo de capacitación formal sobre liderar reuniones efectivas. 
 
Así que, como observa Rogelberg, “depende de los gerentes hacer cambios positivos al evaluar objetivamente y mejorar sus propias habilidades de reunión.” 
 
Y esto es lo que hizo David.
 
Evaluar, analizar, experimentar, repetir
El paso más importante que tomó David, en mi opinión, fue pedir retroalimentación detallada de los miembros de su equipo – de forma anónima y asegurándose de que comunicaba a todos las conclusiones y las acciones que él iba a seguir. 
 
El tema más problemático para David era que seguía manteniendo una reunión semanal, independiente de que si tenía una agenda y contenidos de interés o no.  Las mantuvo por hábito en vez de necesidad.   
 
Al leer esto, pensé “eso describe a la perfección las reuniones semanales de mi jefe”, pero con mi nueva actitud de mejora continua me di cuenta de que también probablemente describía a mis reuniones semanales de mi equipo a la perfección.  Mirando atrás, estoy segura que al menos el 25% de mis reuniones semanales de equipo podrían haberse cancelado.  ¿Y tú?
 
En el caso de David, las cambió a semanas alternas.  Para las semanas que no había reunión, creó algo que llamó “tiempo mágico” – tiempo que todos mantenían bloqueado en sus calendarios para trabajo enfocado o alguna reunión urgente si se daba el caso.
 
Después de experimentar unos meses con este y algunos otros cambios, de nuevo David pidió a su equipo su evaluación.  Todos expresaron que notaron una mejora significativa en sus reuniones. 
 
Pero creo que la magia verdadera fue que el equipo identificó nuevas oportunidades de mejora, algunas más allá del contexto de las reuniones.  David se dio cuenta de que, al enfocar en mejorar sus reuniones, cambió la cultura de su equipo. Demostró que era un líder que valoraba el aprendizaje, la flexibilidad, y la innovación, y su equipo le estaba premiando con la resolución proactiva de problemas. 
 
Así es cómo un líder saca lo mejor de su equipo.  Y está claro que no es una formula fija, no son cinco pasos rápidos, sino que es una actitud y un compromiso de mejora continua. Líderes con estas capacidades son los que se irán diferenciando de aquellos que mantienen esa actitud de “yo no soy el problema”.
 
La última palabra para el Dr. Rogelberg
“Dirigir reuniones puede parecer una pequeña parte del trabajo de un gerente. Pero un cambio positivo en este ámbito puede llevar a mejoras reales para las empresas y sus empleados. Si tu organización no te está capacitando en esta habilidad clave, es hora de que la desarrolles por tu cuenta…”
 
 
 
*Notas: 

• Puedes aprender del mismo Dr. Rogelberg cómo identificar tu punto ciego y aplicar la ciencia para mejorar tus reuniones en este curso online.
• Su libro “La sorprendente ciencia de las reuniones” estará disponible en español publicado por la Editorial Tébar Flores en breve - para recibir un aviso de su disponibilidad haz clic aquí. Para comprar la versión original en inglés publicado por Oxford University Press ahora haz clic aquí.