¿ES NECESARIA ESA REUNIÓN?

Nos quejamos de demasiado reuniones, pero ¿estamos haciendo nuestra parte en evitar reuniones innecesarias?

Veamos las 4 preguntas a responder para no convocar reuniones innecesarias.  Si queremos resolver el problema de las malas reuniones, esta es una práctica obligatoria.  Si no dedicas el tiempo a responder a estas preguntas, tú estás perpetuando el problema.

Primera pregunta,  ¿Conozco el propósito de la reunión? 
Es decir, ¿por qué necesito convocar una reunión? ¿Es mejor que enviar un correo electrónico o compartir un documento? Por ejemplo, tomar una decisión, iniciar un proyecto, decidir cómo manejar una emergencia - todos estos son buenos propósitos. "Solo porque si" no lo es.  Así que, si no conoces el propósito, no convoques la reunión. 

Segunda pregunta,  ¿Puedo describir el resultado deseado de la reunión?
Completa la frase: “La reunión habrá terminado una vez que tenemos...”  ¿qué? ¿Un nuevo plan?, ¿Una lista de elementos de acción?, ¿Una decisión documentada? Necesitas identificarlo. 
Si no tienes claro el resultado deseado,  no convoques la reunión hasta que lo definas.

Tercera pregunta,  ¿Tengo un plan para cómo el grupo va a obtener el resultado?
Tu plan puede ser simplemente hacer algunas preguntas, o puede ser más detallado.
A nadie le gusta entrar en una reunión y verle al líder improvisar, así que si no tienes un plan, tómate unos minutos para pensar en cómo vas a trabajar con el grupo para obtener el resultado.
(Si es una reunión de más de 15 minutos y varias personas, recomendamos que el plan se convierte en una agenda para compartir de antemano.)

Cuarta y última pregunta,  ¿Tengo clara la preparación necesaria?
¿Tienes preguntas que los participantes deben responder por adelantado? ¿Hay informes que leer o presentaciones a crear?  Aclara cualquier preparación necesaria por parte de los asistentes. 

Si has respondido que sí a estas cuatro preguntas, ¡ya tienes una reunión necesaria!

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