¿Cómo transformar las malas reuniones?

LA SOLUCIÓN PARA EL PROBLEMA DE LAS MALAS REUNIONES…
INVERTIR EN APRENDER A TENER REUNIONES EFECTIVAS.

¿Cómo transformar las malas reuniones?

Bienvenid@s a una nueva edición del blog de Soluciones en Facilitación, la primera para este 2019. Esperamos que hayan comenzado con buen pie y que este año esté lleno de reuniones productivas para tod@s.

Hoy nos gustaría centrar nuestra atención en lo que parece ser un “modelo mental” ampliamente compartido dentro del mundo empresarial: “Tener reuniones inefectivas es un mal necesario asociado al coste de hacer negocios”.

Si prestamos atención a encuestas realizadas en torno a la valoración que hacemos de la calidad de nuestras reuniones, el panorama presenta tintes desoladores. Por ejemplo Harvard Business Review en su artículo “Stop the meeting madness” asegura que, según cientos de ejecutivos encuestados, un 65% de los mismos piensan que las reuniones les impiden completar su propio trabajo; un 71% que las reuniones son improductivas e ineficientes; un 64% comenta que las reuniones tienen como coste asociado la perdida de pensamiento profundo; y un 62% opina que en las reuniones se pierden oportunidades de lograr cohesionar más a los equipos. No es difícil encontrar más estadísticas en torno a la valoración negativa que, en general, existe en torno a la eficacia de las reuniones.

Y esta eficacia, o mejor dicho en este caso, esta ineficacia de nuestras reuniones tiene un inmenso coste económico asociado. Según Elise Keith de Lucid Meetings, y también citado por el Profesor de ciencia organizacional y psicología de la Universidad de North Carolina, Charlotte, Steven G. Rogelberg en su libro “The surprising science of meetings”, solo en los Estados Unidos, el coste de tener malas reuniones es de $1.4 Trillones al año (para ser claros, esto es 1.4 seguido de 12 ceros) o el 8.2% del PIB de los Estados Unidos en el 2014.

En general, y vistos los anteriores datos, creo que podemos estar de acuerdo en que existe un largo recorrido de mejora en todo lo relativo a la eficiencia de las reuniones que mantenemos actualmente.
En Soluciones en Facilitación creemos que entre las medidas disponibles para solucionar este problema de reuniones improductivas existe una directa y muy sencilla, pero que probablemente sea difícil de adoptar, debido a la resistencia al cambio generada por el “modelo mental” compartido del que hablábamos al inicio. Se trata simplemente de invertir recursos en enseñar a las personas a como tener reuniones eficaces.
​
¿Por qué difícil de adoptar? Como decíamos, la creencia generalizada (o modelo mental compartido) es que tener reuniones eficaces no es un objetivo realizable. La propia naturaleza de las reuniones imposibilita este objetivo. Si tener reuniones eficaces no es factible, entonces no merece la pena invertir recursos en su logro. Y si no invertimos recursos en su logro, no solo no cambiamos la situación de la calidad de nuestras reuniones, sino que además la estamos reforzando, con lo que la percepción de que las reuniones ineficaces como norma se consolida aún más. Es lo que se conoce como el “efecto Pigmalión” o de “profecía auto cumplida”.
​
Nosotros creemos que se puede eliminar este modelo mental tan pernicioso. Cuando una empresa decide dedicar recursos para formar a sus miembros en como liderar y participar en reuniones efectivas, está acometiendo una de mejores oportunidades de inversión que puede tener disponible, incurriendo en elevados niveles de rentabilidad interna y en una multitud de efectos multiplicadores positivos. 

Cuando nos formamos en cómo liderar y participar en reuniones efectivas, estamos mejorando nuestras habilidades directivas y la calidad de nuestras actividades de equipo, creando mayores niveles de compromiso, lo que a su vez origina una mayor motivación, mejor moral y retención, así como incrementos de productividad y rentabilidad. Tener buenas reuniones es básico para la supervivencia y éxito de las organizaciones.

Pero no sólo nuestras organizaciones obtienen una multitud de efectos beneficiosos, también nosotros como personas cuando aprendemos a tener buenas reuniones somos mucho más felices. La ciencia nos dice que la calidad de nuestras reuniones es un predictor de nuestra satisfacción global en el trabajo. Pero como hemos visto, la experiencia muestra que la mayoría de las personas no tienen buenas reuniones, siendo una fuente de frustración, desánimo y falta de compromiso, contribuyendo a una existencia más infeliz.
​
Hagamos  que nuestras organizaciones sean más productivas, rentables y efectivas. Seamos más felices como personas logrando tener reuniones efectivas. En definitiva dediquemos recursos a aprender a tener buenas reuniones. Tenemos un montón que ganar en todos los sentidos.