Blog de reuniones efectivas

​Recientemente un artículo publicado en la BBC por Sean Coughlan titulado “Las reuniones de trabajo "inútiles" son "realmente una forma de terapia" se hacía eco de una investigación realizada por el Profesor Patrick Hall de la Universidad de Malmö. 

​Para nosotros, este artículo pone de manifiesto cómo los titulares de las noticias que leemos en internet solo buscan generar clicks y pervierten las fuentes en que se están basadas, haciendo un flaco favor a las intenciones originales de los autores de esas fuentes.

Por eso, nos alegró mucho ver la respuesta de una verdadera experta en reuniones, Elise Keith, la CEO de LucidMeetings, "Meeting Maven" ("Sabia de las Reuniones") de la revista Inc., y autora del libro "Donde Está la Acción". **

No podríamos estar más de acuerdo con sus observaciones.

Elise destaca que no hay nada extraño en el hecho que un artículo de un medio comente los resultados de una investigación científica. Lo que sí es resaltable es la óptica que el autor aplica para la selección de los contenidos a comentar, como la elección del título del artículo y la selección parcial de las observaciones relevantes sobre reuniones. Aquí hay algunas de ellas;
• Las personas afirman que odian las reuniones, pero programan más todo el tiempo.
• Muchas reuniones no generan un resultado obvio.
• Las personas bajo presión a menudo programan reuniones porque no saben qué más hacer.
• Las reuniones serían mejores si fueran por tiempo limitado y si todos participaran de manera más equitativa.


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¿Son estas observaciones ciertas para algunas reuniones? Seguro que sí. ¿Sirven para justificar un título que considera las reuniones inútiles como una forma de terapia? Absolutamente no.


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Elise aclara que terapia y reuniones inútiles son dos conceptos totalmente diferentes.

• La terapia consiste en ayudar a las personas a superar traumas y bloqueos emocionales. La terapia es lo que hacen los terapeutas.
• Las reuniones inútiles son un fracaso por parte de la persona que convoca esa reunión, seguro, pero lo más importante, es un fracaso de la organización. Cualquier empresa que no establezca estándares básicos para las reuniones, o que no capacite a las personas en habilidades esenciales para reuniones, ha decidido que las reuniones sin sentido son una forma válida para que sus empleados inviertan su tiempo.

​Las reuniones en el lugar de trabajo generan perspectiva compartida. Esa es su función número uno. La perspectiva compartida es un requisito fundamental de todo trabajo colaborativo. Como dice Elise, necesitamos una buena comprensión de nuestras relaciones y nuestra identidad como equipo para trabajar con éxito con otros humanos, y lo entendemos en gran medida a través de reuniones.

Y a pesar de que algunas reuniones sí sirvan para crear sentido de equipo, considerar todas las reuniones en general como una forma de terapia es equivocado.  Solo sirve para descalificar las reuniones como herramienta de trabajo y seguir fomentando el estereotipo de que las reuniones no sirven para nada y son un malgasto de tiempo.

En general, cuando leas noticias en internet ten criterio propio, no asumas “prima facie” el valor de lo que te dicen, considera posibilidades alternativas a las propuestas, y si lo crees necesario investiga por tu cuenta la veracidad de comunicado.

​Y en particular y acerca del tema de las reuniones, te aseguro que las reuniones malas no son una forma de terapia, son solo reuniones que no se han preparado adecuadamente por la falta de formación de aquellos que las convocan y por una cultura organizativa que las permiten.

Si te interesa, recomendamos dos artículos recientes y realmente inteligentes sobre reuniones.  
Échales un vistazo: 
1. Por qué las reuniones son tan pesadas (y cómo evitarlo), Actualidad Economica, El Mundo
2. Las reuniones son mucho más efectivas..., Diario La Información

** El libro de Elise Keith "Donde Está la Acción", estará disponible en español, traducido por nosotros, a principios del 2020, al igual que su curso virtual "Habilidades esenciales para reuniones efectivas" en nuestro Escuela de Liderazgo de Reuniones. 

Hola a tod@s de nuevo!
En nuestros blogs previos habíamos tratado temas específicos asociados a las reuniones efectivas (su coste para la organización, la ciencia que las soporta, como estimular la creatividad en las mismas, etc.).
En el blog de hoy voy a ser más teórico, porque voy a contarles acerca de los pasos necesarios para que cualquier esfuerzo destinado a la obtención de reuniones efectivas en una organización sea un éxito.
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El primer paso es definir qué entiende la organización por una reunión efectiva. Esta definición del “modelo mental” de reunión efectiva de la organización debe ser explícita, clara y asumida por todos. Nosotros proponemos una definición que involucra tres dimensiones organizacionales: colaboración, productividad y compromiso. Es esta: una reunión efectiva es aquella que es intensamente colaborativa, altamente productiva, con participantes totalmente involucrados, incluso si está ejecutada enteramente en la Nube.

A continuación, la organización debe establecer un marco conceptual de actividades y herramientas asociadas que permiten la obtención de esa definición de reunión efectiva. El marco que utilizamos en Soluciones en Facilitación está basado en el ingente volumen de investigación que en los últimos años en diversas áreas científicas (psicología, medicina, ciencias sociales, economía, …) han desarrollado acerca del campo de las reuniones.

El paso final es el más importante: lograr la sostenibilidad del modelo en la organización hasta que se empiecen a obtener resultados positivos que generen la creación de un círculo virtuoso de mejora de reuniones. Aquí es donde la mayoría de los esfuerzos fracasan debido a las resistencias al cambio organizacional. Para evitar esta “muerte prematura”, en Soluciones en Facilitación recomendamos que se empiece el proceso de mejora con la incorporación de aquellos cambios que tienen un eminente carácter práctico y de aplicabilidad inmediato. Si algo claramente te da un beneficio de forma inmediata, lo vas a seguir haciendo. Proponemos una ruta de implantación que, basadas en las características de las reuniones existentes en la organización, propone herramientas y mejores prácticas que generan beneficios organizacionales e incrementos de productividad inmediatos

Te animamos a que explores nuestro modelo de liderazgo de reuniones, para ti de forma individual acudiendo a nuestra Escuela de Liderazgo de Reuniones, o para tu organización, poniéndote en contacto con nosotros en nuestra página web y poder explorar conjuntamente como desarrollar este proceso de obtención de reuniones efectivas.
Salu2 a tod@s
David

Bienvenid@s a una nueva edición del blog de Soluciones en Facilitación, la primera para este 2019. Esperamos que hayan comenzado con buen pie y que este año esté lleno de reuniones productivas para tod@s.

Hoy nos gustaría centrar nuestra atención en lo que parece ser un “modelo mental” ampliamente compartido dentro del mundo empresarial: “Tener reuniones inefectivas es un mal necesario asociado al coste de hacer negocios”.

Si prestamos atención a encuestas realizadas en torno a la valoración que hacemos de la calidad de nuestras reuniones, el panorama presenta tintes desoladores. Por ejemplo Harvard Business Review en su artículo “Stop the meeting madness” asegura que, según cientos de ejecutivos encuestados, un 65% de los mismos piensan que las reuniones les impiden completar su propio trabajo; un 71% que las reuniones son improductivas e ineficientes; un 64% comenta que las reuniones tienen como coste asociado la perdida de pensamiento profundo; y un 62% opina que en las reuniones se pierden oportunidades de lograr cohesionar más a los equipos. No es difícil encontrar más estadísticas en torno a la valoración negativa que, en general, existe en torno a la eficacia de las reuniones.

Y esta eficacia, o mejor dicho en este caso, esta ineficacia de nuestras reuniones tiene un inmenso coste económico asociado. Según Elise Keith de Lucid Meetings, y también citado por el Profesor de ciencia organizacional y psicología de la Universidad de North Carolina, Charlotte, Steven G. Rogelberg en su libro “The surprising science of meetings”, solo en los Estados Unidos, el coste de tener malas reuniones es de $1.4 Trillones al año (para ser claros, esto es 1.4 seguido de 12 ceros) o el 8.2% del PIB de los Estados Unidos en el 2014.

En general, y vistos los anteriores datos, creo que podemos estar de acuerdo en que existe un largo recorrido de mejora en todo lo relativo a la eficiencia de las reuniones que mantenemos actualmente.
En Soluciones en Facilitación creemos que entre las medidas disponibles para solucionar este problema de reuniones improductivas existe una directa y muy sencilla, pero que probablemente sea difícil de adoptar, debido a la resistencia al cambio generada por el “modelo mental” compartido del que hablábamos al inicio. Se trata simplemente de invertir recursos en enseñar a las personas a como tener reuniones eficaces.
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¿Por qué difícil de adoptar? Como decíamos, la creencia generalizada (o modelo mental compartido) es que tener reuniones eficaces no es un objetivo realizable. La propia naturaleza de las reuniones imposibilita este objetivo. Si tener reuniones eficaces no es factible, entonces no merece la pena invertir recursos en su logro. Y si no invertimos recursos en su logro, no solo no cambiamos la situación de la calidad de nuestras reuniones, sino que además la estamos reforzando, con lo que la percepción de que las reuniones ineficaces como norma se consolida aún más. Es lo que se conoce como el “efecto Pigmalión” o de “profecía auto cumplida”.
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Nosotros creemos que se puede eliminar este modelo mental tan pernicioso. Cuando una empresa decide dedicar recursos para formar a sus miembros en como liderar y participar en reuniones efectivas, está acometiendo una de mejores oportunidades de inversión que puede tener disponible, incurriendo en elevados niveles de rentabilidad interna y en una multitud de efectos multiplicadores positivos. 

Cuando nos formamos en cómo liderar y participar en reuniones efectivas, estamos mejorando nuestras habilidades directivas y la calidad de nuestras actividades de equipo, creando mayores niveles de compromiso, lo que a su vez origina una mayor motivación, mejor moral y retención, así como incrementos de productividad y rentabilidad. Tener buenas reuniones es básico para la supervivencia y éxito de las organizaciones.

Pero no sólo nuestras organizaciones obtienen una multitud de efectos beneficiosos, también nosotros como personas cuando aprendemos a tener buenas reuniones somos mucho más felices. La ciencia nos dice que la calidad de nuestras reuniones es un predictor de nuestra satisfacción global en el trabajo. Pero como hemos visto, la experiencia muestra que la mayoría de las personas no tienen buenas reuniones, siendo una fuente de frustración, desánimo y falta de compromiso, contribuyendo a una existencia más infeliz.
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Hagamos  que nuestras organizaciones sean más productivas, rentables y efectivas. Seamos más felices como personas logrando tener reuniones efectivas. En definitiva dediquemos recursos a aprender a tener buenas reuniones. Tenemos un montón que ganar en todos los sentidos.